La guía completa de segmentaciones y líneas de tiempo en Microsoft Excel

¿Quiere hacer libros de trabajo de Excel que se vean y funcionen impresionantes sin demasiado esfuerzo?

¡Por supuesto que sí!

Si desea crear tableros interactivos en Excel y explorar visualmente sus datos, debe comenzar a usar segmentaciones y líneas de tiempo.

Realmente llevarán sus libros de trabajo al siguiente nivel... ¡y son fáciles!

En esta publicación, vamos a aprender todo lo que hay que saber sobre segmentaciones y líneas de tiempo en Microsoft Excel.

Hay mucho que cubrir, así que comencemos.

¿Qué es una cortadora en Excel?

Una segmentación es un objeto en Excel que le permite filtrar sus datos.

Muestra todos los valores posibles de una columna seleccionada de sus datos y cada valor se mostrará como un botón individual dentro de la segmentación. Los botones se pueden usar para alternar el filtrado activo de su conjunto de datos.

El objeto de segmentación flota sobre la cuadrícula de la hoja de cálculo y siempre estará visible y disponible para su uso.

Las segmentaciones se pueden utilizar tanto con tablas como con tablas dinámicas .

¿Qué es una línea de tiempo en Excel?

Las líneas de tiempo son como rebanadoras. Le permiten filtrar sus datos usando una interfaz visual, pero son específicamente para usar con campos de fecha.

Le permiten filtrar fácilmente en rangos de fechas por días, meses, trimestres o años. Las fechas aparecen en una línea horizontal que va de la más antigua a la más reciente a medida que avanza de izquierda a derecha en la línea de tiempo.

Las escalas de tiempo solo están disponibles para su uso con campos de fecha en tablas dinámicas .

¿Qué versiones de Excel tienen rebanadoras y líneas de tiempo?

Las segmentaciones se introdujeron en Excel 2010.

• Excel para Office 365 o Excel 2010 y versiones posteriores tendrán Slicers para tablas dinámicas.
• Excel para Office 365 o Excel 2013 y versiones posteriores tendrán segmentaciones para tablas.
• Excel para Office 365 o Excel 2013 y versiones posteriores tendrán líneas de tiempo para tablas dinámicas.

Las versiones anteriores de Excel no tendrán segmentaciones ni líneas de tiempo.

Cómo agregar una rebanadora a una mesa

Sus datos deberán estar dentro de una tabla de Excel adecuada. Puede crear una tabla de Excel seleccionando una celda dentro de sus datos ➜ yendo a la pestaña Insertar ➜ Tabla .

Una vez que sus datos estén dentro de una tabla, aparecerá una nueva pestaña contextual. Vaya a la pestaña Diseño de tabla ➜ Insertar segmentación .

Esto abrirá el menú Insertar segmentación y podrá elegir campos en sus datos para los que desea agregar una segmentación.

Puede seleccionar uno o más campos de la lista para crear varios objetos de segmentación a la vez. Podrá usarlos simultáneamente para filtrar datos en función de varios campos al mismo tiempo.

Pulse Aceptar y Excel creará los objetos de segmentación por usted.

Cómo agregar una segmentación a una tabla dinámica

Seleccione la tabla dinámica a la que desea agregar una segmentación ➜ vaya a la pestaña Análisis de tabla dinámica ➜ Insertar segmentación .

A continuación, puede seleccionar qué campos añadir y pulsar Aceptar . Excel luego creará el objeto de corte para controlar la tabla dinámica.

Cómo agregar una línea de tiempo a una tabla dinámica

Seleccione la tabla dinámica a la que desea agregar una línea de tiempo ➜ vaya a la pestaña Análisis de tabla dinámica ➜ Insertar línea de tiempo .

Agregar una segmentación de datos o una línea de tiempo desde la lista de campos de la tabla dinámica

Como alternativa, puede agregar una segmentación o una línea de tiempo a una tabla dinámica desde la ventana Campos de tabla dinámica.

Haga clic derecho en el campo para el que desea agregar una segmentación ➜ luego Agregar como segmentación o Agregar como línea de tiempo .

El resultado es el mismo que agregar la segmentación o la línea de tiempo desde la cinta, solo que a veces puede ser más conveniente.

usando una rebanadora

Usar una cortadora es fácil y hay un par de formas diferentes de seleccionar elementos.

Seleccione un elemento de rebanador único

Para seleccionar un solo elemento en una segmentación, puede hacer clic en el elemento. Esto filtrará sus datos para mostrar solo los datos de ese elemento.

Seleccione varios elementos de segmentación adyacentes

Para seleccionar varios elementos adyacentes en una segmentación, haga clic en el primer elemento, luego arrastre el cursor hasta el último elemento y suelte el clic. Esto filtrará sus datos para mostrar solo los elementos seleccionados.

También puede utilizar la tecla Mayús para seleccionar varios elementos adyacentes. Haga clic en el primer elemento, luego mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el último elemento.

Seleccionar o anular la selección de varios elementos de segmentación no adyacentes

Puede usar la tecla Ctrl para seleccionar o anular la selección de varios elementos en una segmentación. Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cualquier elemento que desee seleccionar o deseleccionar.

Habilitar el modo de selección múltiple de Slicer

Hay una opción para habilitar un modo de selección múltiple para una segmentación de modo que no tenga que mantener presionada la tecla Ctrl . Haga clic en el icono de selección múltiple en la esquina superior izquierda de la segmentación para habilitar la selección múltiple.

Esto también se puede activar o desactivar con un atajo de teclado. Con la cortadora seleccionada, presione Alt + S en su teclado.

Borrar filtros de elementos de segmentación seleccionados

Es posible que desee restablecer su cortadora y borrar cualquier filtrado aplicado. Esto se puede hacer usando el icono de filtro en la esquina superior derecha de la segmentación.

La limpieza de filtros también se puede hacer con un atajo de teclado. Con la cortadora seleccionada, presione Alt + C en su teclado.

Usando una línea de tiempo

Cambiar la agrupación de la línea de tiempo

Lo primero que querrá hacer con una nueva línea de tiempo es cambiar la opción Agrupación de fechas. Aquí puede optar por agrupar las fechas de sus datos en días , meses , trimestres o años . Esto afectará la forma en que la línea de tiempo agrupa y filtra sus fechas.

Seleccione un solo período de línea de tiempo

Para seleccionar un solo período en una línea de tiempo, puede hacer clic en el período. Esto filtrará sus datos para mostrar solo las fechas en ese período.

Seleccione varios períodos de línea de tiempo adyacentes

Para seleccionar varios períodos adyacentes en una línea de tiempo, haga clic en el primer período, luego arrastre el cursor hasta el último elemento y suelte el clic. Esto filtrará sus datos para mostrar solo las fechas en el rango seleccionado.

Con las líneas de tiempo no puede seleccionar períodos no adyacentes.

Ajustar el período de línea de tiempo seleccionado

Puede usar los controladores de la línea de tiempo para aumentar o disminuir un rango de fechas seleccionado. Haga clic y arrastre los controladores a la izquierda o derecha de un rango de línea de tiempo seleccionado.

Borrar filtros de línea de tiempo seleccionados

Al igual que las segmentaciones, las líneas de tiempo también vienen con una forma de restablecer y borrar cualquier filtrado aplicado. Esto se puede hacer usando el ícono de filtro en la esquina superior derecha de la línea de tiempo.

El mismo atajo de teclado para borrar filtros también funciona con líneas de tiempo. Con la línea de tiempo seleccionada, presione Alt + C en su teclado.

Fichas contextuales de segmentación y línea de tiempo

Cuando seleccione una segmentación o una línea de tiempo, aparecerá una nueva pestaña en la cinta para ese objeto. Estas son pestañas contextuales y solo aparecen en el contexto de una segmentación u objeto de línea de tiempo seleccionado.

Las pestañas Slicer y Timeline contienen muchas de las mismas opciones, pero hay algunas diferencias.

Pestaña Cortadora

La pestaña Slicer le permitirá:

1. Cambie el título de la segmentación o abra la configuración de la segmentación.
2. Abra las conexiones de informe para la segmentación.
3. Cambia el estilo de la cortadora.
4. Organice, alinee o agrupe la cortadora.
5. Personaliza el diseño del botón de la segmentación.
6. Ajusta el tamaño de la cortadora.

Pestaña Línea de tiempo

La pestaña Línea de tiempo le permitirá:

1. Cambia el título de la línea de tiempo.
2. Abra las conexiones de informe para la escala de tiempo.
3. Cambia el estilo de la línea de tiempo.
4. Organiza, alinea o agrupa la línea de tiempo.
5. Ajusta el tamaño de la línea de tiempo.
6. Muestra u oculta varios elementos de la línea de tiempo.

Ocultar una segmentación o línea de tiempo

Puede ocultar segmentaciones y líneas de tiempo desde el panel de la ventana Selección .

Seleccione cualquier segmentación o línea de tiempo ➜ vaya a la pestaña Segmentación o Línea de tiempo ➜ abra el Panel de selección desde la sección Organizar.

• Puede presionar el botón Ocultar todo para ocultar todas las segmentaciones y líneas de tiempo en la hoja actual.
• Puede ocultar segmentaciones y líneas de tiempo individuales presionando el icono de ojo en el lado derecho de ese objeto.

Cambiar el subtítulo de la segmentación o de la línea de tiempo

El título es el fragmento de texto que aparece en la esquina superior izquierda de una segmentación o línea de tiempo. Puede cambiar esto a lo que quiera y puede incluir caracteres de espacio.

Puede cambiar el título en la pestaña Slicer o Timeline . Ingrese el nuevo título en la sección Subtítulo de la segmentación o Título de la línea de tiempo y presione Entrar .

No imprima segmentaciones ni líneas de tiempo

Es posible excluir segmentaciones y líneas de tiempo al imprimir sus informes de Excel.

Seleccione la segmentación o la línea de tiempo que no desea imprimir ➜ haga clic con el botón derecho ➜ seleccione Tamaño y propiedades en el menú ➜ desmarque la opción Imprimir objeto .

De esta manera, aún puede usar sus segmentaciones y líneas de tiempo para filtrar sus informes, pero no aparecerán cuando se imprima el informe.

Personalizar botones de segmentación

Puede personalizar el diseño de los botones de su segmentación. Puede cambiar la altura, el ancho y el número de columnas en las que aparecen los botones.

Por defecto, los botones aparecen en una sola columna apilados en forma vertical. El ejemplo anterior ha aumentado las columnas de 1 a 5 para que los botones aparezcan en forma horizontal.

El ejemplo también aumentó la altura del botón y disminuyó el ancho del botón.

Para personalizar los botones de la segmentación, seleccione la segmentación ➜ vaya a la pestaña Segmentación ➜ Ajuste las columnas , la altura y el ancho en la sección Botones.

Estilos de segmentación y línea de tiempo

Excel le permite personalizar su estilo de segmentación y establecer un estilo predeterminado para el libro de trabajo.

Desafortunadamente, los valores predeterminados de nivel de aplicación no son posibles.

Los estilos se pueden cambiar en la pestaña Slicer o Timeline .

1. Haga clic en la flecha hacia abajo en la esquina inferior derecha de la sección de estilos para acceder a la selección de estilos disponibles.
2. Haga clic en cualquier estilo para cambiar el estilo de la segmentación o línea de tiempo seleccionada.
3. Si hace clic derecho en un estilo, tendrá la opción de Modificar , Duplicar , Eliminar o Establecer como predeterminado .
4. También puede crear su propio estilo New Slicer .

Al crear sus propios estilos personalizados, es mucho más fácil duplicar un estilo existente y luego modificarlo en lugar de comenzar un nuevo estilo de segmentación en blanco. Después de crear un estilo personalizado, puede configurarlo como el estilo predeterminado para cualquier segmentación o línea de tiempo nueva en el libro de trabajo.

Al crear un nuevo estilo de segmentación o modificar uno existente, deberá revisar los distintos elementos de la segmentación y luego hacer clic en el botón Formato para personalizar ese elemento.

Informe de conexiones

Conexiones de informes es cómo puede administrar a qué tablas o tablas dinámicas está conectada una segmentación.

Puede usar la conexión de informe para conectar una segmentación a varias tablas o tablas dinámicas. Esto significa que puede usar una segmentación para controlar varias tablas o tablas dinámicas.

Puede abrir el menú Conexión de informe de una segmentación o línea de tiempo desde dos lugares.

• Vaya a la pestaña Slicer o Timeline y seleccione Reportar conexiones .
• Haga clic con el botón derecho en la segmentación o la línea de tiempo y vaya a Reportar conexiones .

En el menú Conexiones de informes , puede seleccionar todas las tablas dinámicas del libro de trabajo que desea conectar a la segmentación.

Tenga en cuenta que no puede conectar una segmentación a una tabla y una tabla dinámica.

Slicer y Timeline Mover y tamaño con celdas

Cuando inserta, elimina o cambia el tamaño de las celdas, esto puede cambiar el tamaño o mover cualquier segmentación y línea de tiempo en la hoja.

Hay alguna opción para evitar que los cortadores se muevan con los cambios de celda.

Seleccione la segmentación o la línea de tiempo ➜ haga clic con el botón derecho ➜ seleccione Tamaño y propiedades en el menú ➜ vaya a la sección Propiedades . Aquí puede seleccionar entre 3 opciones diferentes.

1. Mover y dimensionar con celdas .
   • Esta es la opción por defecto.
   • Su segmentación se moverá si inserta, elimina o cambia el ancho de una columna a su izquierda.
   • Su segmentación se moverá si inserta, elimina o cambia la altura de una fila encima de ella.
   • Su segmentación cambiará de tamaño si inserta, elimina o cambia el ancho de una columna debajo de la segmentación.
   • Su segmentación cambiará de tamaño si inserta, elimina o cambia la altura de una fila debajo de la segmentación.
2. Mover pero no cambiar el tamaño de las celdas .
   • Su segmentación se moverá si inserta, elimina o cambia el ancho de una columna a su izquierda.
   • Su segmentación se moverá si inserta, elimina o cambia la altura de una fila encima de ella.
   • Su segmentación no cambiará de tamaño al cambiar filas o columnas debajo de la segmentación.
3. No haga más o tamaño con celdas .
   • Su segmentación no se moverá ni cambiará de tamaño en función de los cambios en las filas o columnas de la hoja.

Deshabilitar el cambio de tamaño y mover segmentaciones o líneas de tiempo

Las segmentaciones y las líneas de tiempo son geniales, pero son aún mejores cuando las bloqueas en su lugar. De esta manera, un usuario puede usarlos para interactuar con la hoja de cálculo, pero no podrá moverlos ni cambiar su tamaño.

Seleccione la segmentación o la línea de tiempo ➜ haga clic con el botón derecho ➜ seleccione Tamaño y propiedades en el menú ➜ marque la opción Desactivar cambio de tamaño y movimiento en la sección Posición y diseño.

Opciones de cortadora

La configuración de la segmentación está disponible en la cinta de opciones o en el menú contextual.

• Vaya a la pestaña Slicer ➜ Configuración de Slicer .
• Haga clic con el botón derecho en la segmentación ➜ Configuración de segmentación .

Hay un par de opciones diferentes que vale la pena conocer.

1. Puede cambiar el título en la configuración de la segmentación o puede ocultar el encabezado de la segmentación por completo. Desmarque la opción Mostrar encabezado y esto ocultará el subtítulo, la selección múltiple y los botones de filtro claro de la segmentación.
2. Puede ordenar el orden de los botones de la segmentación en orden Ascendente o Descendente . Si ninguno de estos pedidos satisface sus necesidades, también puede usar una lista personalizada para el orden de clasificación.
3. Hay varias opciones disponibles para mostrar elementos en un campo sin datos.

Mostrar u ocultar elementos de tiempo

Esta es una de las principales diferencias entre las pestañas Slicer y Timeline . La pestaña Línea de tiempo le permite mostrar u ocultar un par de elementos en el objeto de la línea de tiempo.

Aquí puede mostrar u ocultar el encabezado , la barra de desplazamiento , la etiqueta de selección o el selector de nivel de tiempo para cualquier línea de tiempo.

Conclusiones

¡Con rebanadoras y líneas de tiempo, sus informes de Excel se verán espectaculares!

También agregarán una buena interactividad a sus tableros estáticos. Está garantizado, a tu jefe le encantarán.

¿Ya estás usando rebanadoras y líneas de tiempo?