Cree un semáforo dinámico visual para sus tableros de Excel

Ayer aprendí un truco nuevo y genial en PowerPoint. Aprendí sobre fusionar formas.

Al igual que Excel, PowerPoint tiene la capacidad de dibujar varias formas en sus diapositivas (u hojas en Excel). Podemos dibujar líneas, flechas, rectángulos, círculos y muchas otras formas.

Pero PowerPoint tiene una función adicional con formas que no está disponible en Excel. En PowerPoint, tenemos la capacidad de fusionar formas para crear nuevas formas.

Podríamos combinar un rectángulo largo y delgado con forma de estrella para crear una varita mágica. ¡Las posibilidades son infinitas!

Eso me dio una idea para un tipo de panel visual elegante. Entonces, en esta publicación, vamos a aprender cómo crear un semáforo dinámico que cambia de color según algún valor del indicador clave de rendimiento (KPI) en nuestro tablero.

¡A diferencia de la varita mágica, nuestro semáforo sí funcionará! Cuando nuestro valor de KPI cambia, nuestro semáforo también cambiará, dependiendo del rango de valores con el que lo configuremos.

Contenidos
  1. Videotutorial
  2. Crear una forma de semáforo
  3. Combinar formas en PowerPoint
  4. Reglas de formato condicional para cambiar el color de relleno
  5. Pegar rango como imagen vinculada
  6. Organizar y agrupar la forma y la imagen
  7. Conclusiones

Videotutorial

Crear una forma de semáforo

Cuando agrega una forma en PowerPoint o Excel y luego la selecciona, aparecerá una nueva pestaña Formato de herramientas de dibujo en la cinta. Pero en PowerPoint hay una opción adicional de Fusionar formas que simplemente no está en Excel.

Hay muchos comandos ocultos en Excel que no aparecen en las pestañas de la cinta y es posible usarlos agregándolos a la barra de herramientas de acceso rápido. Pero las formas de combinación ni siquiera se encuentran allí.

Entonces, para crear nuestra forma de semáforo, debemos dirigirnos a PowerPoint para usar las opciones de combinación de formas.

Combinar formas en PowerPoint

Primero necesitaremos agregar un par de formas. Agregue primero la forma del rectángulo , de esta manera se colocará en capas como la forma inferior.

Luego agrega una forma de círculo. En realidad, no hay forma de círculo, solo un óvalo, pero podemos usar esto para crear un círculo. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras dibuja la forma ovalada para bloquear la proporción y crear un círculo perfecto.

Podemos ajustar el tamaño según sea necesario para que el círculo encaje bien dentro del rectángulo. Luego podemos copiar y pegar el círculo para un total de tres círculos.

PowerPoint tiene una herramienta de alineación incorporada que ayudará a alinear todas las formas, lo cual es otra ventaja de hacer esta parte en PowerPoint frente a Excel.

También podemos usar las herramientas de alineación en la pestaña Formato de herramientas de dibujo ➜ AlinearAlinear al centro y/o Distribuir verticalmente .

Una vez que tengamos todo bien alineado y centrado, estamos listos para fusionar las formas. Podemos ir a la pestaña Formato de herramientas de dibujo ➜ Fusionar formasCombinar . Básicamente, esto eliminará los círculos del rectángulo y nos dejará con una forma (un rectángulo con tres agujeros).

No conozco ningún semáforo que sea azul, así que también cambiaremos el color del azul predeterminado.

  • Herramientas de dibujo Ficha FormatoRelleno de forma y luego cambie el color a gris oscuro.
  • Herramientas de dibujo Ficha FormatoContorno de forma y luego cambie el color a negro.

Copie y pegue esta nueva forma en Excel y hemos terminado con PowerPoint.

Reglas de formato condicional para cambiar el color de relleno

En este ejemplo, nuestro valor de KPI que impulsa el semáforo estará en la Hoja 1 y las cosas detrás de escena que realmente hacen que las luces cambien estarán en la Hoja 2.

Esta es la configuración básica en Sheet2. En las celdas A2 y A3 tenemos algunos valores numéricos y en las celdas B2:B4 hay un formato condicional basado en estos valores y nuestro KPI.

  • Cuando nuestro KPI es menor que el valor en A2, nuestro semáforo se mostrará en rojo.
  • Cuando nuestro KPI esté entre los valores de A2 y A3, nuestro semáforo se pondrá amarillo.
  • Cuando nuestro KPI es mayor que el valor en A3, nuestro semáforo se mostrará en verde.

Configuraremos el formato condicional en las celdas B2:B4 para hacer esto.

Antes de configurar el formato condicional, podemos aplicar un formato gris claro a las celdas en B2:B4. Este será el color que se mostrará cuando el semáforo esté apagado.

La celda B2 será nuestra luz roja. Seleccione esta celda y vaya a la pestaña Inicio ➜ Formato condicionalNueva regla .

=(Sheet1!$B$2=$A$2)

Usaremos la fórmula Tipo de regla con la fórmula anterior y también estableceremos el Formato en un color de relleno rojo. Aquí Sheet1!$B$2 es donde está nuestro valor de KPI.

=AND((Sheet1!$B$2$A$2),(Sheet1!$B$2=$A$3))

En la celda B3 necesitamos un formato condicional similar con la fórmula anterior y un formato de color de relleno amarillo .

=(Sheet1!$B$2$A$3)

En la celda B4 necesitamos nuestro último formato condicional con la fórmula anterior y un formato de color de relleno verde .

También necesitaremos cambiar el tamaño del ancho de la columna y la altura de la fila de las celdas B2:B4 para que cada celda encaje bien debajo de los agujeros de nuestro rectángulo.

Pegar rango como imagen vinculada

Vamos a utilizar el rango de celdas con formato condicional en B2:B4 como luces para nuestro semáforo visual.

Para ello, vamos a utilizar una ingeniosa opción de pegado llamada Imagen vinculada . Esto nos permite crear una imagen de las celdas en B2:B4, pero esta imagen es dinámica y cambiará cuando esas celdas cambien.

Podemos copiar el rango B2:B4 y dirigirnos a la Hoja1 donde está nuestra forma de semáforo.

En la pestaña Inicio , haga clic en la flecha pequeña debajo del comando Pegar , luego seleccione la opción Imagen vinculada .

Organizar y agrupar la forma y la imagen

Podemos cambiar el tamaño de la imagen vinculada resultante para que cada celda se alinee con cada agujero en nuestra forma de semáforo.

Coloque la imagen vinculada encima de la forma del semáforo para que cada celda cubra cada agujero pero la imagen sea aún más pequeña que el rectángulo completo.

Luego, podemos colocar la imagen detrás de la forma yendo a la pestaña Formato de herramientas de dibujo ➜ Enviar hacia atrásEnviar hacia atrás .

Una vez que estemos satisfechos con la posición de la forma y la imagen, podemos agruparlos. Ficha Formato de herramientas de dibujoGrupoGrupo . Esto nos permitirá mover y cambiar el tamaño del semáforo como un solo objeto.

¡Ahora tenemos un pequeño semáforo visual bastante dulce para nuestros tableros!

Conclusiones

Con un poco de ayuda de PowerPoint, podemos combinar formas para crear formas más complejas. Si bien Excel no tiene estas capacidades, podemos copiar fácilmente los resultados de PowerPoint a Excel.

Usamos estas nuevas formas creando superpoderes para cortar algunos agujeros en un rectángulo. Cuando se combina con una imagen vinculada a algunas celdas con formato condicional, podemos crear un atractivo visual de semáforo.

¿Qué tipo de imágenes podrías tener? ¡Déjame saber abajo en los comentarios!

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