Como organizar carpetas físicas

Contenidos
  1. Cómo organizar los documentos
    1. Visualizar la estructura de carpetas
    2. Cómo organizar los archivos en el ordenador
    3. Prácticas recomendadas para la estructura de carpetas

Cómo organizar los documentos

El primer paso para organizar un archivador es crear un sistema de archivo. Este sistema será el alma de tu archivador y será el método por el que archivarás y guardarás tus papeles y documentos.

Puedes pensar en este proceso como si se tratara de construir el armazón de una casa nueva. Antes de empezar a colocar las paredes, el suelo y el aislamiento (los archivos), hay que tener listo el armazón de la casa (el sistema de archivo).

Lo más importante es crear un sistema fiable y mantenerlo durante todo el tiempo que se utilice el archivador. El objetivo de organizar el archivador es poder almacenar y localizar fácil y cómodamente los archivos que necesitas.

Debe poder encontrar lo que necesita sin problemas ni dificultades. No querrás pasarte 10 minutos localizando un archivo o devanándote los sesos intentando recordar la estructura organizativa de tu archivador.

Una de las formas más sencillas de organizar un archivador es hacerlo por orden alfabético. Resulta muy gratificante abrir un cajón del archivador y ver los expedientes ordenados de la A a la Z, ya sean expedientes domésticos, nombres de clientes o proyectos.

Visualizar la estructura de carpetas

Si necesitas ayuda para crear o mantener archivos ya existentes, deberías echar un vistazo a algunos de mis otros posts:  Cómo organizar un archivador, Truco de organización: Una lista rápida de archivos domésticos comunes, Cómo lidiar con archivos de papel duplicados y Por qué organizar tus documentos personales es una decisión inteligente.

Son las 9 de la mañana de un día laborable en la oficina. Tienes que ocuparte de varias carpetas de proyectos, pero no estás seguro de en cuál deberías trabajar primero. Despídete de la indecisión organizando tus carpetas por nivel de prioridad. Puedes empezar organizando los archivos en categorías de prioridad alta, media y baja. Si buscas aún más especificidad, clasifica tus archivos por niveles de importancia y urgencia.

¿Necesitas ayuda para pagar las facturas a tiempo? ¿Por qué no organizar los archivos por fecha de vencimiento? Revisa cada uno de los archivos de tu casa o empresa y busca la fecha de vencimiento de la factura. Escriba la fecha de vencimiento en la parte delantera de la carpeta, y organice las carpetas desde el día 1 del mes hasta el 31. Cuando hayas efectuado el pago, coloca la carpeta al final de la pila para que esté lista para el ciclo de pagos del mes siguiente.

Cómo organizar los archivos en el ordenador

Este artículo ha sido escrito por Caitlin Jaymes. Caitlin Jaymes es una organizadora de armarios y estilista de moda residente en Los Ángeles, California. Con formación en relaciones públicas y diseño de moda, se especializa en crear armarios para sus clientes con prendas que ya poseen. Tiene experiencia trabajando con celebridades, editoriales y hombres y mujeres de todas las edades. Caitlin utiliza la moda y la organización para ayudar a inculcar e influir en la confianza, la ambición y estilos de vida libres de estrés para todos sus clientes. Ella dirige su negocio por dos principios rectores: "la moda no tiene reglas, sólo orientación sobre cómo verse y sentirse lo mejor posible" y "la vida tiene demasiados factores estresantes, no dejes que el desorden sea uno de ellos". El trabajo de Caitlin ha aparecido en HGTV, The Rachael Ray Show, VoyageLA, Liverpool Los Ángeles y el canal Brother Snapchat.

Organizar los archivos de la oficina puede ser una tarea difícil, especialmente si tienes grandes cantidades de archivos y documentos, pero no tiene por qué ser un proceso doloroso. Planificar con antelación y decidirse por un sistema de archivos puede ayudarle a organizar sus archivos para adaptarlos a su negocio y garantizar que encontrará los documentos importantes de forma más eficiente. Una vez que tenga los archivos en orden, deberá seguir un sistema coherente para mantenerlos así.

Prácticas recomendadas para la estructura de carpetas

Uno de los problemas de organización más comunes que me plantea la gente es cómo gestionar la abrumadora cantidad de papeles que hay en sus casas u oficinas. Algunos clientes están interesados en eliminar el papel (algo que me encanta y sobre lo que escribiré en una futura entrada del blog), pero a menudo el primer paso para la mayoría de la gente es simplemente dar sentido a los papeles que actualmente desordenan sus hogares. Por lo general, una vez que empiezo a trabajar con un cliente en la organización de los papeles, me encuentro con cajones llenos de papeles viejos y anticuados o me encuentro con que ningún sistema de archivo se ha establecido. Si te encuentras en una de estas categorías o en algún punto intermedio, puedo orientarte sobre cómo organizar las cosas de una vez por todas.

El primer paso del proceso de organización del papel consiste en determinar cuál es el mejor lugar para almacenar todos tus papeles. ¿Tienes una oficina en casa o un escritorio con cajones? Este podría ser un buen lugar para guardar tus papeles. Si no tienes un despacho o una mesa, ¿hay algún espacio en la planta principal en el que puedas colocar un escritorio o un bonito archivador? Puede que necesites separar tus papeles y guardar los papeles de archivo, como declaraciones de la renta antiguas, recuerdos y otras cosas a las que no necesitas acceder regularmente, en un lugar apartado, como el sótano o un armario, y guardar los papeles que necesitas con frecuencia en un lugar más céntrico, como la cocina o un archivador en la planta principal. Si realmente no puede encontrar un lugar central para guardar sus papeles, considere la posibilidad de guardarlos en una caja de archivo de plástico en un armario o incluso en una caja de archivo decorativa en un lugar de fácil acceso.

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