Cómo crear una lista desplegable con contenido dinámico

En esta publicación, exploraremos cómo crear una lista desplegable con contenido dinámico. Esto significa que el contenido de la lista desplegable dependerá de otra selección y algún conjunto de datos. En nuestro ejemplo, tenemos un conjunto de datos de pedido de productos que contiene un ID de cliente, un ID de pedido y la descripción del artículo pedido. Lo que queremos poder hacer es ingresar una identificación de cliente en una celda y luego en otra celda tener una lista desplegable de los artículos que este cliente ha pedido (y solo sus artículos). También queremos que todo esto se actualice sin esfuerzo a medida que agregamos nuevas filas a los datos de nuestro pedido o si ingresamos una identificación de cliente diferente en nuestra primera celda.

Copia y pega en la celda A1

Primero, vamos a convertir nuestros datos en una tabla de datos para que podamos hacer referencia a ellos con rangos con nombre. Esto permitirá que las cosas se actualicen automáticamente cuando agreguemos datos a nuestra tabla.

1. Seleccione una celda en el rango de datos o resalte todo el rango de datos.
2. Vaya a la pestaña Insertar en la cinta.
3. En la sección Tablas, haga clic en Tabla.
4. Asegúrese de que el rango sea correcto y haga clic en Aceptar.
5. Ahora agreguemos también un rango con nombre para la entrada de nuestro cliente. Primero seleccione la celda.
6. Escriba el nombre Cliente en el cuadro de nombre.

La creación de una tabla de datos le dará automáticamente a los datos un rango con nombre (algo así como Table1), por lo que cambiaremos el nombre a algo más significativo a continuación.

1. Vaya a la pestaña Fórmulas en la cinta.
2. En la sección Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres.
3. Seleccione la tabla de datos que creó anteriormente.
4. Haga clic en el botón Editar.
5. Cambie el nombre a Pedidos.
6. Pulse el botón Aceptar.

Ahora agregaremos una columna adicional a nuestra tabla de datos.

1. Si aún no lo ha hecho, cambie el nombre de la celda de entrada del cliente a Cliente.
2. Agregue una columna a la tabla de datos escribiendo la fórmula =IF([@Customer]=Customer,"Y","N")en la celda D2. Esta fórmula debería copiarse automáticamente y se creará un nuevo encabezado de columna (algo así como Columna1). Cambie este encabezado a algo más significativo como Incluir simplemente escribiendo en la celda.
3. Esta fórmula =IF([@Customer]=Customer,"Y","N")debería aparecer en cada celda de la nueva columna. Verifique para asegurarse.

Ahora agregaremos una conexión de datos para consultar nuestra tabla de datos y devolver solo las filas de datos con Incluir = Y (es decir, solo las filas de datos pertenecientes a un cliente determinado). Antes de hacer esto, guarde su libro de trabajo.

1. Vaya a la pestaña Datos en la cinta.
2. En la sección Obtener datos externos, haga clic en el botón De otras fuentes y luego elija De Microsoft Query.
3. Seleccione Archivos de Excel.
4. Pulse el botón Aceptar.

Seleccione este libro de trabajo desde donde lo guardó y presione el botón Aceptar.

Ahora vamos a crear nuestra consulta.

1. Si no ve tablas y columnas disponibles, es posible que deba habilitar las tablas del sistema. Pulse el botón Opciones.
2. Marque la casilla Tablas del sistema.
3. Pulse el botón Aceptar.
4. Ahora debería ver su hoja con una lista de los encabezados de columna en su tabla de datos.
5. Mueva estas columnas a la sección "Columnas en su consulta" resaltándolas y haciendo clic en el botón de flecha derecha.
6. Haga clic en el botón Siguiente.

La siguiente pantalla le permitirá consultar solo las filas correspondientes al cliente seleccionado.

1. Resalte la columna Incluir en la sección "Columna para filtrar".
2. Seleccione iguales en el menú desplegable.
3. Seleccione Y del menú desplegable.
4. Presiona el botón Siguiente.

La siguiente pantalla le permitirá ordenar los resultados de su consulta. Para nuestros propósitos, no necesitamos hacer esto, pero puede ser útil ver los pedidos enumerados en orden ascendente en la lista desplegable que haremos más adelante para que podamos agregarlos aquí. De lo contrario, haga clic en el botón Siguiente.

Ahora elija dónde aparecerán sus nuevos datos consultados en su libro de trabajo.

1. Seleccione Datos para que aparezcan en una tabla.
2. Seleccione la dirección en la hoja actual. La celda que seleccione será la celda superior izquierda de los datos, así que asegúrese de que haya suficiente espacio debajo y a la derecha de esta celda.
3. Pulse el botón Aceptar.

Los datos resultantes se llamarán algo así como "Table_Query_from_Excel_Files", cámbiele el nombre a "Consulta" utilizando el mismo método con el que renombramos nuestro conjunto original de datos.

Ahora vamos a crear la lista desplegable de pedidos.

1. Seleccione la celda donde desea esta lista desplegable.
2. Vaya a la pestaña Datos en la cinta.
3. En la sección Herramientas de datos, seleccione Validación de datos.
4. Seleccione la lista del menú desplegable.
5. Escriba =indirect("Query[Item]")en el campo. Tenga en cuenta que hemos cambiado el nombre de nuestros datos resultantes de Table_Query_from_Excel_Files a Query
6. Pulse el botón Aceptar.

Ahora, cuando cambiemos el cliente y actualicemos nuestra consulta, la lista desplegable de pedidos se actualizará con los artículos relevantes.