Cómo crear relaciones de tabla

Excel no es una base de datos, pero eso no ha impedido que la gente la use como tal.

La gente ha estado haciendo esto desde las primeras versiones de Excel y creando relaciones entre diferentes tablas usando BUSCARV o ÍNDICE y COINCIDIR .

La buena noticia es que con cada versión se agregan más y más funciones similares a las de una base de datos, y desde Excel 2013 hemos podido agregar relaciones a las tablas.

Este ejemplo tiene una tabla de pedidos que contiene datos relacionados con los pedidos de los clientes, como el ID del cliente , el producto vendido y el total .

Otra tabla llamada Clientes tiene el Nombre y el País para cada ID de Cliente . Pero, ¿qué hace si desea analizar los datos de los pedidos por nombre de cliente o país ?

Una solución sería agregar dos columnas más a los datos de Pedidos y usar una función BUSCARV para ingresar el Nombre y el País del cliente según la ID del Cliente .

Otra solución más elegante sería usar el modelo de datos de la tabla dinámica para crear una relación entre la tabla de pedidos y la tabla de clientes usando el campo ID de cliente en ambas tablas.

Cree una tabla basada en la tabla Pedidos .

Vaya a la pestaña Insertar en la cinta y seleccione Tabla dinámica en la sección Tablas .

Desde el menú Crear tabla dinámica .

1. Seleccione su tabla de pedidos .
2. Marque la casilla Agregar estos datos al modelo de datos .
3. Presione el botón Aceptar .

Repita estos pasos para latabla Clientes .

Con cualquiera de sus tablas dinámicas creadas, debería ver ambas tablas en la ventana Campos de tabla dinámica desde la vista Todo .

Puede eliminar una de las tablas dinámicas creadas ya que solo necesita una, los datos permanecerán en el Modelo de datos .

Cree su tabla dinámica con el Nombre de la tabla Clientes en el área Filas y el Total de la tabla Pedidos en el área Valores .

1. Arrastre el campo Nombre de la tabla Clientes al área Filas . Expanda la tabla para ver los campos haciendo clic en la flecha junto al nombre de la tabla.
2. Arrastre el campo Total de la tabla Pedidos al área Valores .
3. Aparecerá un aviso sobre la lista de campos que indica que es posible que se necesiten relaciones entre tablas . Desde aquí puede seleccionar Detectar automáticamente y dejar que Excel adivine las relaciones entre sus tablas o puede crearlas usted mismo.

Si elige Detectar automáticamente , Excel trabajará para crear las relaciones y puede verificar los resultados presionando el botón Administrar relaciones o simplemente Cerrar la ventana.

Con esta relación simple, Excel puede crear fácilmente la relación. Las tablas pequeñas y los nombres de campo coherentes entre tablas ayudarán a que Auto-Detect funcione.

Si elige Crear las relaciones usted mismo , se abrirá el menú Crear relación .

1. Seleccione la tabla Pedidos como tabla principal .
2. Seleccione ID de cliente como la columna (extranjero) .
3. Seleccione la tabla Clientes como Tabla relacionada .
4. Seleccione ID de cliente como la columna relacionada (principal) .
5. Pulse el botón Aceptar para terminar de crear la relación.

Ahora su tabla dinámica resultante contiene el Nombre del cliente de la tabla Clientes junto con el Total correspondiente correcto de la tabla Pedidos .

También puede crear estas relaciones antes de intentar construir la tabla dinámica. Puede hacerlo desde la pestaña Datos o la pestaña Analizar en la cinta.

• Busque el botón Relaciones en la pestaña Datos en la sección Herramientas de datos .
• Busque el botón Relaciones en la pestaña Analizar en la sección Cálculos .

Esto abrirá el cuadro de diálogo Administrar relaciones .

1. Aquí puede ver las relaciones existentes y seleccionarlas para Editar , Activar , Desactivar o Eliminar .
2. Cree nuevas relaciones con el botón Nuevo .

Esta es una forma increíble de evitar VLOOKUP o INDEX y MATCH y minimizar las columnas en sus tablas.