Cómo construir tus tablas dinámicas

Contenidos
  1. ¿Qué preguntas queremos responder sobre nuestros datos?
  2. Crear una tabla dinámica para responder a nuestras preguntas.
  3. Crear otra tabla dinámica
  4. Eliminar campos de una tabla dinámica
  5. Creación de una tabla dinámica para mostrar los 3 mejores resultados
  6. Agrupación de elementos en una tabla dinámica
  7. Usar un método de agregación diferente en el área de valores

¿Qué preguntas queremos responder sobre nuestros datos?

Vamos a crear tablas dinámicas para responder estas preguntas sobre nuestros datos de ventas.

  • ¿Cuáles fueron las ventas totales de cada representante de ventas?
  • ¿Cuáles fueron los 3 estados principales en ventas?
  • ¿Cuáles fueron las ventas totales de cada región por trimestre?
  • ¿Cuántos pedidos hubo de cada producto?

Lo mejor de las tablas dinámicas es que es fácil responder preguntas como estas sobre sus datos con solo unas pocas acciones de arrastrar y soltar .

Obtenga el libro de trabajo inicial

Crear una tabla dinámica para responder a nuestras preguntas.

Primero hagamos una tabla dinámica para responder ¿cuáles fueron las ventas totales de cada representante de ventas? Primero querremos agregar el campo Representante de ventas a nuestra tabla dinámica.

  1. Asegúrese de que el cursor de su celda activa esté en la tabla dinámica en blanco creada anteriormente aquí .
  2. Busque el campo Representante de ventas en la lista Campos de la tabla dinámica y haga clic con el botón izquierdo para arrastrarlo y soltarlo en el área Filas .
    • También puede usar la casilla de verificación a la izquierda del nombre del campo para agregar o eliminar un campo de la tabla dinámica. De forma predeterminada, Excel agregará campos marcados que contienen valores de texto al área Filas .

A continuación, agreguemos el campo Total en nuestra tabla dinámica.

  1. Asegúrese de que el cursor de su celda activa todavía esté en la tabla dinámica.
  2. Busque el campo Total en la lista Campos de la tabla dinámica y haga clic con el botón izquierdo para arrastrarlo y soltarlo en el área Valores .
    • También puede usar la casilla de verificación a la izquierda del nombre del campo para agregar o eliminar un campo de la tabla dinámica. De forma predeterminada, Excel agregará campos marcados que contienen valores numéricos al área Valores .

Su tabla dinámica debería verse así y ahora tenemos un resumen del campo Total para cada Representante de ventas .

Crear otra tabla dinámica

La forma más rápida de crear una nueva tabla dinámica con los mismos datos de Ventas es hacer una copia de una tabla dinámica ya existente. Podemos hacer esto haciendo una copia de la hoja en la que se encuentra o copiando y pegando la tabla dinámica en otra área de nuestro libro de trabajo.

  • Para copiar rápidamente una hoja
    • Mantenga presionada la tecla Ctrl y luego haga clic con el botón izquierdo y arrastre la pestaña de la hoja hacia la derecha o hacia la izquierda y suéltela .
    • Debería ver un icono de hoja pequeña con un signo más mientras arrastra.
    • Cambie el nombre de la hoja recién copiada haciendo doble clic en la pestaña de la hoja.
  • Para copiar la tabla dinámica
    • Coloque el cursor de la celda activa dentro de la tabla dinámica.
    • Vaya a la pestaña Analizar .
    • Vaya a Seleccionar y luego a Toda la tabla dinámica en la sección Acciones .
    • Presione Ctrl + C para copiar la tabla dinámica seleccionada.
    • Navegue hasta el área donde desea copiar la tabla dinámica.
    • Presione Ctrl + V para pegar la tabla dinámica en la nueva área.

Eliminar campos de una tabla dinámica

Ahora que tenemos una copia exacta de la tabla dinámica, podemos eliminar cualquier campo que no queramos usar. Esto se puede hacer de dos maneras diferentes.

  1. Desmarque la casilla a la izquierda del nombre del campo en la lista Campos de tabla dinámica .
  2. Arrastre el elemento desde el área Filtro , Columnas , Filas o Valores al área de la hoja de cálculo. Verá que aparece una X con el cursor y ahora puede soltar el elemento para eliminarlo.

Creación de una tabla dinámica para mostrar los 3 mejores resultados

Respondamos a la pregunta ¿cuáles fueron los 3 principales estados en ventas?Cree una tabla dinámica con el campo Ubicación en el área Filas y el campo Total en el área Valores .

Agregue un filtro de 3 valores principales a su tabla dinámica.

  1. Haga clic en el botón Filtro de etiqueta de fila en su tabla dinámica.
  2. Seleccione Filtros de valor en el menú desplegable.
  3. Seleccione Top 10 en el menú secundario.
  4. Cambie la ventana de los 10 filtros principales a los 3 elementos principales por suma del total .
  5. Pulse el botón Aceptar .

Solo los estados con la suma de total más alta de 3 ahora aparecen en la tabla dinámica.

Agrupación de elementos en una tabla dinámica

Ahora respondamos ¿cuáles fueron las ventas totales de cada región por trimestre? Cree una tabla dinámica con el campo Fecha de pedido en el área Filas , el campo Región en el área Columnas y el campo Total en el área Valores .

Tendremos que agrupar nuestras fechas de pedido en trimestres. Podríamos hacer esto de varias maneras.

  1. Agregue otra columna a nuestros datos y use una fórmula como esta para hacer referencia a nuestra fecha de pedido y calcular el trimestre en el que se encuentra.
  2. Utilice el comando Grupo de la tabla dinámica .

Usaremos el comando Group aquí. Tenga en cuenta que Excel puede agruparlos automáticamente por mes como se ve arriba.

  1. Haga clic con el botón derecho en cualquier celda de la columna Fecha de pedido de la tabla dinámica.
  2. Seleccione Grupo en el menú.
  3. Asegúrese de que las fechas de inicio y finalización sean correctas y que el rango incluya todas las fechas en sus datos.
  4. Seleccione Trimestres en la sección Por de la ventana Agrupación. Quite Meses si esto se agrupó automáticamente al crear la tabla dinámica.
  5. Pulse el botón Aceptar .

La agrupación también se puede usar para campos que no son de fecha, pero deberá resaltar los elementos que se agruparán antes de usar el comando Agrupar . Mantenga presionada la tecla Ctrl para seleccionar celdas no adyacentes para agruparlas.

La tabla dinámica ahora se agrupará por trimestre de fecha de pedido en las filas .

Usar un método de agregación diferente en el área de valores

Hasta ahora solo hemos usado la función Suma para resumir nuestro campo Total en los datos de Ventas, este es el valor predeterminado al agregar un campo numérico en el área Valores de una tabla dinámica. La tabla dinámica puede resumir datos de muchas más maneras, incluidos recuentos , promedio , máximo , mínimo , desviación estándar , varianza y otros. Para responder a la pregunta de cuántos pedidos hubo para cada producto , necesitaremos resumir por Recuento .

Cree una tabla dinámica con el campo Elemento en el área Filas y el campo Elemento en el área Valores . Dado que el campo Elemento contiene valores de texto, el tipo de agregación se establecerá de manera predeterminada en Contar .

Puede cambiar fácilmente el tipo de agregación para cualquier campo en el área Valores.

  1. Haga clic con el botón izquierdo en el campo del área Valores que desea cambiar.
  2. Seleccione Configuración de campo de valor en el menú.
  3. También puede cambiar el Nombre personalizado que se ve en la tabla dinámica desde la ventana Configuración de campo de valor.
  4. Seleccione el tipo de agregación del campo Resumir valor por lista.
  5. Pulse el botón Aceptar .

Obtenga el libro de trabajo completo

Aquí tenemos un recuento de pedidos para cada artículo en nuestros datos de ventas.

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